Что такое аудит документооборота, зачем он нужен, кому его доверить?

Аудит документооборота – это процесс, который не до конца формализован и может быть определен и осуществлен различными способами. Это может касаться как оцифрованных документов, так и документов в бумажном виде. Целью проведения аудита документооборота является проверка эффективности политик в этой области, а также выявление процессов, которые в случае улучшения могли бы сократить время обращения, повысить его безопасность или иным образом оказать положительное влияние на стратегическую эффективность деятельности организации. организация.

Что такое аудит документооборота?

Аудит документооборота — это процесс проверки независимыми контролерами того, оптимально ли функционирует система документооборота в компании в контексте заданных стратегических и тактических целей компании.

Это необходимый процесс, если вы ищете пути повышения эффективности обслуживания и безопасности документации. В отличие от других видов аудита этот не формализован, сама процедура аудиторских услуг в Москве может осуществляться по-разному.

Что такое аудит документооборота?

Следует знать, что аудит документооборота может принимать различные формы в зависимости от объема контроля. Основные отличия вытекают только из формы хранения документов — при электронном контроле документации проверка будет выглядеть иначе, чем в случае с бумажными документами или смешанной системой.

Однако в самом начале аудитор всегда должен знакомиться с применимой документальной политикой и целями организации, поскольку именно в их контексте будет представлена ​​оценка отдельных компонентов процесса.

Значимость этого факта будет хорошо проиллюстрирована на примере оценки процесса печати финансовых документов – в настоящее время постулируется проведение как можно большего количества операций в электронной форме, поэтому оценка по умолчанию будет отрицательным результатом аудита.

Однако если сформированный документ был распечатан в соответствии с политикой и по требованию клиента подконтрольной компании, пусть даже только для доставки его в бумажном виде, то контролируемые аспекты (безопасность принтера и передачи документа в компании ) будет оцениваться с совершенно иной точки зрения.

Почему стоит выбрать аудит документооборота?

Каждая организация должна работать максимально эффективно. Однако в настоящее время это происходит нечасто и популярны два сценария — создание новых рабочих мест для лиц, вовлеченных в документооборот, что представляется логичным при неоптимальности политики документооборота, или второй вариант — возникновение простоев в документооборот, если какие-либо шаги требуют слишком много времени.

Иногда эти проблемы видны невооруженным глазом и обнаруживаются системой внутреннего контроля, но иногда разница невелика, и внутренний контроль дает сбой, и проблема остается незамеченной. Это создает большую нагрузку на сотрудников, приводит к экономическим потерям на поддержание неэффективных процессов и может негативно сказаться на имидже организации. Для предотвращения негативных последствий стоит заказать консультацию юриста по налогам.

Аудит документооборота является хорошим решением по нескольким причинам:

• осуществляется внешними, независимыми аудиторами, а значит, на результат не влияют недостатки самой процедуры контроля (как правило, внутренний контроль менее тщательный и менее полезный, чем внешний контроль, по крайней мере, когда речь идет об общем аудите );

• проводится аудиторами, обладающими обширными знаниями стандартов, связанных с документооборотом, а также процедур, не предусмотренных формальными стандартами, но применяемых в организациях аналогичного профиля, что дает основания прогнозировать последствия вносимых изменений и сравнительный материал важен при выставлении итоговой оценки;

• как и любой внешний контроль, повышает авторитет организации в глазах контрагентов, не говоря уже о том, что это реальный способ улучшить их сервис. Проводя внешний аудит, организация может стать более прозрачной и в то же время лучше использовать свои ресурсы;

• Аудит документооборота часто является первым шагом на пути к введению дальнейших организационных и операционных изменений, так как часто указывает на неисправные процессы, связанные с несовершенным процессом документирования, и таким образом подсказывает направление, в котором следует предпринимать корректирующие действия;

• является способом предоставления важной информации относительно точности данных, сгенерированных на основе данных, подготовленных внутри организации, что важно с точки зрения лиц, принимающих решения, так как доказывает, что решения, принимаемые руководством, принимаются на основе полных и достоверных данных о компании.